Evenementenloket

Evenementenloket Opwijk

Met dit evenementenloket willen we je een platform aanbieden om je aanvraag voor een evenement te vereenvoudigen. Plan je een evenement? Vul dan (verplicht) onderstaande aanvraag in. Ingevulde aanvraagdocumenten mail je naar evenementenloket@opwijk.be.

 

Als je goed weet wat je wil organiseren, kan je deel 1 (aanvraagformulier evenement) en deel 2 (aanvraagformulier risicoanalyse) invullen en wordt de toelating aangevraagd, een risicoanalyse uitgevoerd en worden alle noodzakelijke vergunningen in orde gebracht. Ben je nog niet zeker wat je juist wil doen of twijfel je of het wel onder de categorie evenement valt? Vul dan enkel deel 1 (aanvraagformulier evenement) in en dan bekijken wij de aanvraag.

 

Let op: via dit systeem vraag je enkel toelating, je reserveert geen zaal of gemeenschapscentrum. Hiervoor moet je nog steeds contact opnemen met de betreffende dienst of uitbater.

Wat is een evenement?

Als organisator van bijvoorbeeld de kerstmarkt ben je zeker dat je een evenement organiseert en je een heel veiligheidsdossier moet uitwerken om dit in goede banen te leiden. Maar voor kleinere evenementen is dit niet altijd even duidelijk…

 

Is mijn verjaardagsfeestje thuis waar 16 familieleden naartoe komen een evenement?

Natuurlijk… maar maak je geen zorgen; hiervoor moet je geen veiligheidsdossier uitwerken… Het is wel zo als je het te bont maakt en er komen klachten binnen kan je de politie op bezoek krijgen en zal je hun richtlijnen moeten naleven…

Ik organiseer een buurtfeest voor een 50-tal personen.
Hier wordt het al wat moeilijker… wil je subsidies krijgen, wil je de straat afsluiten en/of tenten, springkastelen, BBQ op de openbare weg zetten, een bandje laten optreden,… zal je zeker een aanvraag moeten indienen. Thuis in je tuin doe je natuurlijk wat je wil… of je moet het weer te bont maken…

Ik wil een fuif organiseren.
Dit is vrij eenvoudig: elke openbare fuif moet gemeld worden. Er worden immers heel wat fuiven georganiseerd en de hulpdiensten moeten zich hier wat op kunnen voorbereiden. Vaak zijn er ook wel wat vergunningen nodig die dan tegelijk met deze melding aangevraagd kunnen worden. Zo ben je als organisator zeker dat je in orde bent.

Wat is geen evenement?

Ben je bijvoorbeeld een atletiekverenging en je traint wekelijks op de atletiekpiste of je gaat met een klein groepje joggen,… is een aanvraag niet nodig. Dit is immers je “dagdagelijkse” bezigheid: je bent verzekerd, de locatie is daarvoor voorzien, je hebt trainers die opgeleid zijn,...

Organiseer je één of ander kampioenschap of wil je met een grote groep op de openbare weg lopen is dat weer een ander verhaal. Vaak kan je dit zelf goed genoeg inschatten om te weten wat zomaar kan en wat niet.

Twijfel je toch nog? Vul deel 1 in van de aanvraag en bezorg deze zo snel mogelijk via evenementenloket@opwijk.be. Zo kunnen wij dit onderzoeken en zorgen dat je verder de nodige stappen kan ondernemen.

Veiligheid

De dienst cultuur maakt vanuit elke vragenlijst een risicoanalyse en bezorgt deze ook aan de organisator. Voor bepaalde aanvragen is een uitgebreider veiligheidsdossier nodig. Voor de andere evenementen is een bijzonder nood- en interventieplan nodig, deze wordt uiteraard samen met de hulpdiensten uitgewerkt.

 

Geef STEEDS in bijlage een duidelijke plattegrond met daarop aangeduid waar mogelijk gebruik gemaakt wordt van:

  • Indeling site (nooduitgangen; parking; inkom; opstelling tent)
  • Gasflessen (opgelet niet toegestaan IN gemeentelijke gebouwen
  • Elektrische verwarmingstoestellen
  • Elektrische verdeelkasten
  • Stroomgeneratoren met bijhorende reservebrandstof
  • Open vuur

Vermeld ook andere risicofactoren. De brandweer geeft advies en bepaalt hoeveel brandblusapparaten er nodig zijn. Deze worden gratis ter beschikking gesteld.

 

Opgelet: Geen kampvuur, vuurwerk of wensballonnen oplaten op eigen initiatief!

Dit kan enkel na overleg met de brandweer en na schriftelijke toelating van het College van Burgemeester en Schepenen.

 

WIlt u hier meer over weten:

F.O.D. Economie, KMO, Middenstand en Energie

Gratis telefoon: 0800 120 33

E-mail: explo@economie.fgov.be

 

Verzekering

Doe voor al uw vrijwillige helpers een beroep op de gratis vrijwilligersverzekering van de provincie Vlaams-Brabant:

  • Online aangifteformulier via de provincie
  • Of fax het aangifteformulier naar 02 286 70 69
  • Of stuur het rechtstreeks naar: Belfius verzekeringen,  Galileelaan 5,  1210 Brussel
  • Of mail het naar: vrijwilligerswerk.aanvragen@belfius-insurance.be

 

Elektronisch versterkte muziek

Wat is het en wanneer moet u deze aanvragen: zie geluidsnormen voor muziekactiviteiten en een toelichting voor meer detail

Meer info over de geluidsmeetkit

 

Aanvraag sterke drank

Alcoholische drank

Het is verboden om elke drank of product waarvan het effectief alcoholvolumegehalte hoger is dan 0,5 % vol, te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-zestienjarigen (vb. bier , wijn, … )

Van elke persoon, die dranken of andere producten op basis van alcohol wil verkopen, mag worden gevraagd aan te tonen dat hij of zij ouder is dan zestien.

Sterke drank

Gedestilleerd drank met een alcoholvolumegehalte van meer dan 1.2 % of gegiste dranken van meer dan 22 % of mengdranken met sterke drank ( vbn. vodka, jenever, likeur, alcopops, cocktails op basis van deze dranken, … )

Het is verboden om sterke drank, zoals bepaald in artikel 16 van de wet van 7 januari 1998 betreffende de structuur en de accijnstarieven op alcohol en alcoholhoudende dranken, te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-achtienjarigen.

Van elke persoon, die sterke drank wil kopen, mag worden gevraagd aan te tonen dat hij of zij houder is dan achttien.

 

 

Promotie

 

Voor meer info klik door naar Aanplakken in Opwijk

 

Gebruik gemeentelijke lokalen, materiaal en materieel

Op de pagina Verhuur lokalen en terreinen hier vindt u het reglement en de prijzen.

Op de pagina materieel vindt de nodige info en de prijzen.

 

 

Waar moet je zeker rekening mee houden?

  • Als organisator blijf je verantwoordelijk voor de gegevens die je doorgeeft. Uiteraard moet je een aantal zaken inschatten, maar doe dit steeds naar best vermogen. Indien je met opzet verkeerde gegevens doorgeeft zal dit uiteraard ernstige gevolgen hebben als er iets misloopt. Zijn er wijzigingen in het programma geef je die best ook zo snel mogelijk door. Maar voor sommige vergunningen/veiligheidsaspecten kan het uiteraard zijn dat deze wijziging niet meer kan.
  • Dus het is zeer belangrijk dat je tijdig je aanvraag indient zodat alle procedures doorlopen kunnen worden; de volledige aanvraag moet minstens 3 maanden voor je evenement ingediend worden. Voor zware risico-evenementen is dit zelfs 6 maanden.
  • Zorg ook dat je steeds alle adviezen opvolgt, deze zijn niet om je extra werk te bezorgen maar om je als organisator te beschermen. Heb je toch vragen over bepaalde zaken neem dan zeker contact op met de desbetreffende (hulp)dienst. Ze helpen je graag mee zoeken naar een gepaste oplossing.

Downloads

Deel 1: Aanvraagformulier evenement gemeente Opwijk
Deel 2: Aanvraagformulier risicoanalyse gemeente Opwijk

Als organisator van een evenement (fuif, buurtfeest, markt, wielerwedstrijd,…) moet je aan heel wat zaken denken. Met het evenementenbeheer willen alle betrokken (hulp)diensten de handen in elkaar slaan om jouw evenement zo vlot mogelijk voor te bereiden en zo veilig mogelijk te laten verlopen.

Reglementen

Aanplakreglement

Horecareglement

Reglement markten en kermissen

Reglement organisatie kermisactiviteiten op het openbaar domein

Reglement Tenten

Richtlijnen voor kerstboomverbranding en kampvuren
Parkreglement
Verhuurreglement gemeentelijk materiaal

 

Bijkomende formulieren

Aanvraagformulier BLOSO-sportverzekering Vlaams-Brabant

Aanvraagformulier gebruik afvaleilandjes
Aanvraagformulier gebruik park
Aanvraagformulier tijdelijke publiciteit

Aanvraagformulier toelating elektronisch versterkte muziek
Algemene huurlijst Opwijk
Burgerlijke aansprakelijkheid deel 1
Burgerlijke aansprakelijkheid deel 2

Vergunningsaanvraag wielerwedstrijd

Billijke vergoeding

Infobrochure BLOSO-sportverzekering Vlaams-Brabant

SABAM


Meer info? evenementenloket@opwijk.be of 052 36 51 77

  • print
  • pdf

Contact

Diensten

Cultuur
Kloosterstraat 7
1745 Opwijk

T 052 36 51 72
F 052 36 51 06
Contacteer ons
http://cultuur.opwi...

Contactpersoon

Verbeek Katrien
T 052 36 51 77
Contacteer mij